Điều chỉnh hóa đơn

I. MỤC ĐÍCH

• Chức năng Điều chỉnh hóa đơn được phát triển nhằm giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin không chính xác như sai sót về số liệu, thông tin khách hàng, hoặc các thông tin khác trên hóa đơn gốc.

II. THAO TÁC TRÊN HỆ THỐNG

1. Các bước thực hiện

Lưu ý: Người dùng cần được phân quyền chức năng Điều chỉnh hóa đơn để truy cập

• B1: Đăng nhập hệ thống ezInvoice Admin thành công >> Truy cập vào màn “Danh sách hóa đơn”.
• B2: Chọn hóa đơn cần điều chỉnh.
• B3: Nhập thông tin hóa đơn mới (có thể chỉnh sửa dữ liệu cần điều chỉnh).
• B4: Xác nhận điều chỉnh >> Hệ thống tạo hóa đơn mới.
• B5: Lưu hóa đơn điều chỉnh >> Hệ thống cập nhật trạng thái:
  • Hóa đơn gốc -> Bị điều chỉnh
  • Hóa đơn mới -> Điều chỉnh (và có thể phát hành).

2. Chi tiết điều chỉnh hóa đơn

2.1. Danh sách hóa đơn/giao dịch phát sinh

• Nhập tìm kiếm hóa đơn/danh sách giao dịch phát sinh:
  • Module: Cho phép chọn các điểm sử dụng ezCloudhotel/ ezFolio/ ezTicket/ ezGolf.
  • Số hóa đơn: Nhập tìm kiếm số hóa đơn thuộc booking lẻ/đoàn đã check-out và xuất hóa đơn tại điểm sử dụng.
  • Mã booking: Nhập tìm kiếm mã booking thuộc booking lẻ/đoàn đã check-out và xuất hóa đơn tại điểm sử dụng.
• Tác vụ:
  • Xem chi tiết: Hiển thị chi tiết danh sách hàng hóa/dịch vụ trong hóa đơn đã chọn.
  • Thêm vào hóa đơn: Thực hiện thêm hàng hóa/dịch vụ sang bên Thay thế hóa đơn.

2.2. Điều chỉnh hóa đơn

• Thông tin hóa đơn:
  • Ngày hóa đơn: Chọn Ngày hóa đơn > Ngày tạo hóa đơn gần nhất được tạo.
  • Số hóa đơn: Là số hiệu hóa đơn do nhà cung cấp hóa đơn điện tử cấp khi phát hành.
  • Ký hiệu: Hiển thị danh sách các mẫu ký hiệu mà người dùng được phân quyền và có trạng thái = Đang hoạt động và cho phép chọn mẫu ký hiệu.
  • Mẫu hóa đơn: Hiển thị mẫu hóa đơn tương ứng với mẫu ký hiệu đã được chọn.
  • Tham chiếu: Hiển thị tham chiếu hóa đơn điện tử bị thay thế.
• Thông tin khách: Hiển thị thông tin cá nhân của khách
  • Tên khách
  • Email
  • Số điện thoại
  • Tên công ty
  • Địa chỉ công ty
  • Mã số thuế
  • Tên ngân hàng
  • Số tài khoản
  • Hình thức thanh toán
• Chi tiết hàng hóa/dịch vụ:
  • Lựa chọn gộp: Cho phép nhóm các dịch vụ có cùng “Tên sản phẩm, dịch vụ” và “%Phí & %Thuế”
  • Áp dụng tự động tính tiền theo công thức mặc định:
    • Tích: Hệ thống tự động tính toán thông tin cột Tiền phí, Tiền Thuế, Tổng tiền, Đơn giá (nếu áp dụng theo công thức chia ngược) khi nhập giá trị tại cột Đơn giá, Số lượng, Chiết khấu, % Phí, % Thuế.
    • Bỏ tích: Hệ thống không thực hiện tính toán thông tin cột Tiền phí, Tiền Thuế, Tổng tiền, Đơn giá.
  • Thêm dịch vụ ngoài: Bảng danh sách sản phẩm/dịch vụ thêm 1 dòng dữ liệu và cho phép nhập thông tin dịch vụ thêm mới tại các cột thông tin.
  • Gộp: Thực hiện gom nhóm các dòng con thuộc các Nhóm được chọn và các dòng không có nhóm thành 1 Nhóm duy nhất.
  • Tách: Thực hiện tách các dòng được gom Nhóm thành các dòng riêng biệt.
  • Xóa: Thực hiện xóa dịch vụ khỏi Danh sách sản phẩm/dịch vụ.
• Tác vụ:
  • Lưu:
    • Thực hiện lưu thông tin hóa đơn và phát hành hóa đơn thay thế.
    • Trạng thái hóa đơn điều chỉnh = Bị điều chỉnh
    • Sinh hóa đơn mới có Trạng thái hóa đơn =  Điều chỉnh